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【仕事術】仕事をする順番を重要度・緊急度で分類しよう

【仕事術】仕事をする順番を重要度・緊急度で分類しよう 働き方

どうも!ニシドラ(@nishidorablog)です。

会社に入社して1~3年の間は、上司からさまざまな雑用を押し付けられ、仕事に追われる生活を送っていることでしょう。

仕事が次々と舞い込んできて、「何から手を付けようか悩んでいるうちに気が付けば1時経っていた…」なんてこともあると思います。

ニシドラ
ニシドラ

僕にも経験があって、仕事の優先順位が曖昧でどの仕事からやろうか悩みまくった結果、

終わらせたかった仕事が全く手につかず、残業して帰りが22時を過ぎていたことが何度もありました…。

このようなことになる原因を考えてみると、「仕事の優先順位が整理ができていない」ことが考えられます。
整理できていないと僕のように、めちゃくちゃ残業しなければいけないかもしれません…orz。

「整理できていないと言われても、どうやって仕事の整理をしたら良いのか全然わからない」という方に向けて、今回は、仕事の優先順位を整理する方法を紹介したいと思います。

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仕事をリストアップする

リストアップ

まずは、あなたが任されている仕事を紙に書いてみましょう。
「紙に書くの面倒くさい…」と思うかもしれませんがやってみてください。

こうして紙に書いてリストアップすることで、頭の中で考えるより視覚的に物事をとらえることができます。

リストアップすることで、その仕事の重要度緊急度を確認することができます。

この作業をおろそかにしてしまうと、「重要ではない仕事を先にやってしまい、本当に重要で緊急性の高い仕事を後からやってしまう」なんてことが起こってしまいます。

リストの整理

仕事のリストアップができたら重要度緊急度の確認をします。
確認するにあたって、以下の4項目にしたがって整理します。

  1. 重要度の高い仕事
  2. 重要度が低い仕事
  3. 緊急度の高い仕事
  4. 緊急度の低い仕事

4項目はナンバリングしてあって、重要度の整理では「重要度の高い仕事」と「② 重要度の低い仕事」に分け、緊急度の整理では「➂ 緊急度の高い仕事」と「④ 緊急度の低い仕事」に分けます。

ニシドラ
ニシドラ

この4項目の重要度(①・②)と緊急度(③・④)は優先順位を決める際に使います。
では、優先順位の整理について説明します。

仕事を優先順位の高い順に整理する

前項でリストアップとリストの整理が完了しましたので、次はリストを見て仕事の優先順位を付けていきます。

わかりやすいように例として、あなたが以下の仕事を任されていると仮定します。

仕事の整理2

リストアップした仕事の一覧に「重要度(or)と緊急度(or)」を書いていくことになります。
重要度と緊急度を書いて、優先順位を考えてみると以下のようになります。

仕事の整理1

  1. 1週間後に使う企画書の作成
    1週間後に必ず使う資料なので重要度は高いが、あくまで1週間後までに終わっていれば良いので緊急度は今のところ低い。
  2. 領収書の整理 ②④
    他の仕事と比べて、重要度・緊急度ともに低い。
  3. 明日の会議で使うプレゼン資料の作成 ①③
    明日必ず使う資料なので、重要度・緊急度ともに高い。
  4. 取引先にお礼メールを送る
    お礼メールなので早くメールを送った方が良いので緊急度は高いが、プレゼン資料の作成と比べて重要な仕事ではない。

以上のをふまえて仕事の優先順位が高い順に左から並べ替えると、「3⇒4⇒1⇒2」となります。
仕事の優先順位が明確になればあとは仕事をするだけです!

ニシドラ
ニシドラ

今回の例では4つしか仕事を任されていない想定をしていますが、このほかに仕事を抱える状況もあります。
例えば①と➂のナンバリングが被ってしまった場合、「早く終わる見込みのある仕事」から終わらせることで、「終わっていないプレッシャーから仕事が手につかない」ということがなくなります。

まとめ

「仕事の整理をしたら良いのかわからない」方に向けて、仕事の優先順位を整理する方法について紹介してきましたがいかがでしたか?

今回の内容をまとめると以下のようになります。

  1. 仕事をリストアップする
  2. 重要度・緊急度を確認する
  3. 重要度・緊急度をもとに仕事を並べ替え、取り掛かる

仕事を優先順位の高い順に並び変えることによって、効率良く仕事ができますし、「どれから手を付けて良いのかわからない!」という状況がなくなります。

特に経験の浅い社会人になりたてだと、アタフタしてしまうことがあります。

ニシドラ
ニシドラ

そうならないようにも、今回紹介した仕事の整理方法を実践してみてください。
必ず効果があります。

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